しかし、口頭で伝達した情報は記録として残りません。重要な情報の場合、これ
では後で問題が起きるおそれがあります。
そこで一般的には、大事な情報については記録として残る文書で伝達することが
行われています。これを文書主義といいます。
この場合、ゼロから文書を作成するのは大変です。定型的なものについては、あ
らかじめ書式を定めて処理をすることが効率的といえます。
ことに人事労務関係では、採用から始まって、配置・異動、勤怠管理、福利厚
生などに関してさまざまな書式が使われています。さらに最近は非正社員の増加
が顕著ですが、非正社員の場合、正社員とは異なる扱いがなされていることが多
いでしょう。正社員のものとは別に、非正社員向けの書式も必要になってきま
す。
これらに関する書式をどのように設計するかは、それぞれの会社の事情によって
異なってくるでしょう。
しかし、どんな会社であっても共通する部分はあります。これらについて、あら
かじめひな形があれば書式の作成もずっと容易になるのではないでしょうか。
そのような観点から、本書では人事労務でよく使われる書式を100種類取り上
げて、ひな形を例示しました。
また、書式の概要と作成にあたってのポイントについて簡単に解説しています。
これを参考にしていただいて自社なりのものに仕上げていただければいいでしょ
う。
前述したように、書式を作成することで仕事の標準化を図ることができ、更には
効率化にもつなげることができます。そうした点で、本書が少しでもお役にたて
ば、著者としてこれに勝る喜びはありません。
2006年9月 著者 藤永伸一
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